Guadalupe Mailen López

En el marco de una nueva estrategia de comunicación se solicitó hacer una investigación sobre el uso de la intranet actual.

La comunicación de la intranet está pensada para el organismo pero no para los empleados.

Realizamos 10 pruebas con usuarios para detectar si la navegación, el contenido y la arquitectura de la información actuales, resultan ser un obstáculo a nivel usabilidad.
Realizamos 15 entrevistas en profundidad para indagar sobre las necesidades y problemas.
Sesión de card sorting para establecer relaciones entre los ítems y para decidir cuáles se deben agrupar en la arquitectura dentro de las distintas secciones o menús, y también dentro de cada módulo.
Los perfiles de usuarios que participaron fué del rango etario fue de 20 a 60 años, entre ellos, personal administrativo, licenciados en sistemas, ingenieros y diseñadores industriales. Se utilizaron otras variables como permanencia en la organización.

Navegación: Los usuarios que navegaron por secciones internas de la intranet encontraron problemas tales como volver a la página de inicio y otras secciones. No recuerdan dónde están las opciones.

Tanto las noticias internas como el módulo que contienen información de distintas gerencias, direcciones y secretarías se encuentra desactualizada, lo cual genera desconfianza en los usuarios a la hora de descargar algún formulario o plantilla.
No se adapta a las necesidades e interés de los usuarios, en este sentido el primer nivel de jerarquía de información corresponde a sitios externos, lo cuales la mayoría nunca ingresa.
La gran cantidad de información en cada una de las solapas impacta negativamente en la encontrabilidad de la información respecto al módulo de gerencias, direcciones y secretarías.

El resultado de búsqueda por área no tiene descripción del cargo que ocupa cada una de la personas de listado.
Campos incompletos del resultado de una búsqueda (interno, directo, mail).
Falta de datos descriptivos que orienten al usuario a una búsqueda exitosa.
Criterios de búsqueda acotados, el usuario solo pueda buscar por nombre exacto o dependencia.

El personal de atención de consultas telefónicas y por mail necesita una experiencia de búsqueda ágil y rápida porque la mayoría de las consultas que reciben son telefónicas al igual que el resto de los agentes.
Los usuarios necesitan tener a disposición información acerca de ciertos procedimientos para saber documentación presentar para lograr llevar adelante determinados trámites.
Los usuarios señalaron que no les interesa leer noticias desde la intranet porque ya la reciben por email.

Dada la investigación encontramos que el propósito de la intranet es mejorar la comunicación entre el organismo y el empleado y el objetivo no se está logrando.
Sugerimos optimizar la colaboración y el feedback para aumentar las conexiones y el intercambio de conocimiento de forma ágil y rápida para evitar puntos de dolor.
Se sugierió un rediseño completo de la intranet, en tecnología moderna, responsiva, segura, y optimizada 100% para el usuario.

Consultoría para una Intranet